Een draaiboek is niet een lijst met tijden. Het is het document waarop je ceremoniemeester en leveranciers kunnen vertrouwen als jij niet beschikbaar bent.
En dat laatste is precies het punt. Op je trouwdag ben je aan het trouwen. Je hebt geen tijd om uit te leggen waar de taart heen moet of wie de fotograaf binnenlaat. Een goed draaiboek beantwoordt die vragen voordat iemand ze stelt.
De vijf onderdelen die er altijd in horen
Tijdlijn van de dag
Per kwartier, van voorbereiding tot vertrek. Niet globaal per dagdeel, want juist de overgangen lopen uit: aankomst gasten, start ceremonie, groepsfoto, opening buffet. Zet erbij wie op dat moment waar moet zijn.
Contactpersonen
Naam, telefoonnummer en rol van elke leverancier. En het nummer van iemand die namens jullie beslissingen mag nemen. Zonder die lijst belt iedereen jullie.
Locatiedetails
Adres, parkeergelegenheid en de toegang voor leveranciers. Die laatste wordt het vaakst vergeten: een cateraar met kratten wil niet door de hoofdingang langs jullie gasten.
Bijzonderheden
Wie heeft een rolstoel nodig? Wie mag beter niet naast wie zitten? Wie houdt er een speech, en wanneer? Dit is het gevoelige deel, en juist daarom hoort het op papier en niet in iemands hoofd.
Noodplan
Wat als een leverancier uitvalt of het gaat regenen? Wie neemt dan over, en wat is het alternatief? Je hoeft geen rampenplan te schrijven. Twee regels per scenario is genoeg.
Hoe gedetailleerd moet het zijn?
De vuistregel: iemand die er niet bij was tijdens de voorbereiding, moet de dag kunnen draaien met alleen dit document. Lukt dat niet, dan mist er iets.
Tegelijk hoeft niet alles erin. Jullie eigen ochtendritueel, de verrassing voor je partner, de speech die niemand mag zien: hou dat er bewust uit of geef het aan een aparte persoon mee.
Wie krijgt het draaiboek?
Je ceremoniemeester en getuigen krijgen de volledige versie. Leveranciers krijgen het deel dat hen aangaat, plus de contactlijst. Een fotograaf hoeft de tafelindeling niet te weten, maar wel wanneer de ceremonie begint en wie de ringen heeft.
Deel het minimaal twee weken vooraf
Niet de avond ervoor. Twee weken geeft iedereen de tijd om te reageren met vragen als: dat tijdslot haal ik niet, of daar kan ik niet parkeren. Precies die opmerkingen wil je hebben terwijl je ze nog kunt oplossen.
Stuur daarna nog één keer de definitieve versie, met de datum in de bestandsnaam. Dan weet iedereen zeker welke versie geldt.
Plan alles overzichtelijk bij elkaar met het planningspakket van Jouw Trouwdag, inclusief een kant-en-klaar draaiboek.