Drie situaties die we keer op keer terugzien bij trouwcontracten. Alle drie te voorkomen met één mail.
Drie valkuilen
Aanbetalingen zonder annuleringsvoorwaarden
Je betaalt dertig procent vooruit, en dan valt de leverancier weg of moeten jullie verplaatsen. Wat gebeurt er met dat bedrag? Als het niet in het contract staat, is er geen basis voor terugbetaling en sta je met lege handen.
Geen schriftelijke bevestiging van de prijs
Een mondelinge offerte is geen offerte. Prijzen die in een gesprek zijn genoemd, blijken achteraf exclusief btw, exclusief reiskosten of exclusief het uur uitloop. Vraag het bedrag altijd per mail bevestigd, inclusief wat erin zit.
Mondelinge afspraken over extra’s
De fotograaf die zei dat hij wel wat langer zou blijven. De cateraar die nog iets zou regelen voor de kinderen. Als het niet op papier staat, kost het achteraf geld of levert het teleurstelling op. Vaak allebei.
Wat er altijd in hoort te staan
- Datum, tijden en locatie, exact
- Wat er precies geleverd wordt, en in welke hoeveelheid
- Het totaalbedrag, inclusief of exclusief btw duidelijk benoemd
- Betaaltermijnen: wat wanneer, en hoe
- Annuleringsvoorwaarden, van beide kanten
- Wat er gebeurt bij ziekte of uitval, en of er vervanging is
- Naam en telefoonnummer van de persoon die op de dag zelf komt
Dat laatste punt wordt vaak vergeten. Bij grotere bedrijven boek je het bedrijf, niet de persoon. Vraag explíciet wie er komt.
Annuleren en verplaatsen
Lees vooral de voorwaarden voor verpláátsen, niet alleen voor annuleren. Verplaatsen komt vaker voor dan afzeggen, en veel contracten regelen alleen dat laatste.
Vraag ook wat er gebeurt als de leverancier zelf niet kan. Zorgt hij voor gelijkwaardige vervanging, of krijg je alleen je geld terug? Dat verschil merk je pas als het misgaat.
De simpele regel
Als het niet schriftelijk bevestigd is, bestaat het niet. Dat klinkt hard, maar het is geen wantrouwen. Het beschermt jullie én de leverancier tegen misverstanden op een dag waarop niemand tijd heeft om te discussiëren.
Een mail met daarin “even ter bevestiging van wat we net bespraken” is genoeg. Bewaar die mails bij het contract, op één plek.
Plan alles overzichtelijk bij elkaar met het planningspakket van Jouw Trouwdag, inclusief overzicht van contracten en betalingen.