Eén vergeten allergie kan een avond bederven. En het is zo te voorkomen.
Niet omdat het ingewikkeld is, maar omdat het vaak te laat wordt gevraagd. Wie pas bij de laatste telling naar dieetwensen informeert, moet in de drukste week nog gaan schakelen met de cateraar.
Vraag het bij de uitnodiging
Niet bij de RSVP en zeker niet later. Zet het gewoon in het antwoordformulier of de mail: heb je dieetwensen of allergieën? Mensen vullen het dan direct in, terwijl ze er toch mee bezig zijn.
Het scheelt je bovendien een naloopronde. Achteraf twintig gasten apart appen is precies het soort werk dat je in de laatste maand niet wilt.
De categorieën die je nodig hebt
Maak in je gastenlijst één kolom met vaste keuzes. Vrije tekst lijkt makkelijk, maar levert dertig verschillende formuleringen op die de cateraar moet interpreteren.
- Geen bijzonderheden
- Vegetarisch
- Veganistisch
- Glutenvrij
- Lactosevrij
- Notenallergie
- Overige allergie (specificeer)
- Halal of koosjer
Houd daarnaast één vrij tekstveld voor de uitzonderingen. Er is altijd iemand met een combinatie die niet in een hokje past.
Een allergie is geen voorkeur
Dit onderscheid is belangrijker dan het lijkt. Iemand die liever geen vis eet, kan iets anders pakken. Iemand met een notenallergie kan in het ziekenhuis belanden.
Markeer medische allergieën daarom apart en vermeld ze expliciet bij de cateraar, ook als het maar om één gast gaat. Vraag hoe zij kruisbesmetting voorkomen. Een goede cateraar heeft daar een helder antwoord op.
Doorgeven en laten bevestigen
Geef de lijst minimaal vier weken van tevoren door en vraag om schriftelijke bevestiging. Niet omdat je de cateraar niet vertrouwt, maar omdat een bevestiging betekent dat het is verwerkt in de bestelling en niet alleen is gehoord in een telefoongesprek.
Op de dag zelf
Zorg dat de bediening weet wíé wat heeft. Een naamkaartje met een discrete markering werkt beter dan een gast die aan tafel moet uitleggen wat hij niet mag. Zet het ook in je draaiboek, zodat je ceremoniemeester het weet als jij het druk hebt.
Plan alles overzichtelijk bij elkaar met het planningspakket van Jouw Trouwdag, inclusief een gastenlijst met dieetwensen en RSVP-status.