Drie offertes vergelijken voor elke leverancier klinkt logisch. In de praktijk leidt het tot een spreadsheet die niemand meer begrijpt.
Want tegen de tijd dat je bij de vierde fotograaf bent, weet je niet meer wie nu wel of niet een tweede shooter meerekende. En dan kies je op gevoel, of op de laagste prijs. Allebei niet de bedoeling.
Vergelijk op vier punten
Prijs
Maar niet alleen het totaal. Wat is inbegrepen? Reiskosten, overuren, een tweede fotograaf, de nabewerking, het aantal geleverde bestanden. Twee offertes die duizend euro schelen kunnen na doorrekenen even duur zijn.
Beschikbaarheid
Bevestig de datum schriftelijk. Een leverancier die zegt dat het waarschijnlijk wel lukt, heeft jullie datum niet geblokkeerd. Vraag door tot je een ja op papier hebt.
Referenties
Vraag naar eerdere trouwerijen die lijken op die van jullie, qua omvang en stijl. Een cateraar die vooral zakelijke events doet, is niet automatisch fout, maar je wilt weten of hij honderd gasten in een schuur aankan.
Communicatie
Hoe snel en hoe helder reageert iemand? Dat gedrag zet door tot op de dag zelf. Wie er nu drie weken over doet om een offerte te sturen, gaat je niet binnen een uur terugbellen als er iets misgaat.
Hoeveel offertes dan wel?
Twee tot drie per categorie is genoeg, mits je ze op dezelfde punten beoordeelt. Meer offertes geven zelden meer inzicht, wel meer twijfel.
Vraag ze bovendien op basis van dezelfde uitgangspunten: hetzelfde aantal gasten, dezelfde tijden, dezelfde locatie. Anders vergelijk je appels met peren en dat merk je pas als je al gekozen hebt.
Leg het vast in één overzicht
Zet elke leverancier op één regel: naam, contactpersoon, offertebedrag, wat er inbegrepen is, status en notities. Status is het veld dat het meeste werk bespaart. Aangevraagd, offerte binnen, gekozen, aanbetaald, volledig betaald. Zo zie je in één oogopslag waar nog actie op moet.
Het signaal dat je mag vertrouwen
Een goede leverancier stelt zelf vragen terug. Over jullie planning, over het aantal gasten, over wat jullie belangrijk vinden. Wie meteen een standaardprijs noemt zonder iets te vragen, levert straks ook een standaarddag.
Plan alles overzichtelijk bij elkaar met het planningspakket van Jouw Trouwdag, inclusief een leveranciersoverzicht met status en betalingen.