De gastenlijst lijkt eenvoudig, totdat je er midden in zit. Het is zelden een administratief klusje en vaak het gevoeligste onderdeel van de hele planning.
De vijf valkuilen op een rij
Geen onderscheid tussen dag- en avondgasten
Leg dat vroeg vast, want het bepaalt je cateringkosten en je locatiekeuze. Wees ook helder naar je gasten: op de uitnodiging moet ondubbelzinnig staan waarvoor iemand wordt gevraagd. Onduidelijkheid hierover levert de meeste gekwetste gevoelens op.
Dieetwensen pas vragen bij de RSVP
Te laat. Vraag het bij de uitnodiging, in hetzelfde formulier. Anders zit je vlak voor de dag alsnog twintig mensen na te bellen.
Plus-ones niet expliciet benoemen
Schrijf op de uitnodiging voor wie die geldt, met naam. “En partner” is duidelijk, niets vermelden niet. Wie het aan de gast overlaat, krijgt onaangekondigde introducees en een cateraar met een probleem.
Familie-dynamiek negeren bij de tafelindeling
Bedenk dat op tijd, niet de dag ervoor. Gescheiden ouders, ruzies die nog niet zijn uitgepraat, de oom die niemand naast zich wil: je weet meestal precies waar het wringt. Zet het in je notities zodat je het niet vergeet als je moe bent.
Te laat een definitieve telling doorgeven
Noteer die deadline van de cateraar en hou hem. Vaak zit er een datum in het contract waarna je wel kunt bijboeken maar niet meer kunt afzeggen. Weet welke datum dat is.
Hoe je begint
Maak eerst drie lijsten los van elkaar: jullie samen, de ouders van de een, de ouders van de ander. Voeg ze daarna samen. Dan zie je meteen de dubbelingen en de verwachtingen.
Deel iedereen in met A, B of C. A gaat sowieso mee, B als het past, C alleen als er ruimte overblijft. Zo hoef je bij een tegenvallend aantal plekken niet opnieuw de hele discussie te voeren.
De knip is het moeilijkste deel
Spreek vooraf een maximum af dat past bij je budget en je locatie, en beslis samen. Als je de knip pas maakt terwijl de lijst al rondgaat in de familie, wordt elke schrapping een persoonlijke afwijzing.
Houd één versie van de lijst bij, op één plek. Twee mensen die allebei hun eigen kopie bijwerken, is de snelste weg naar een vergeten gast.
Plan alles overzichtelijk bij elkaar met het planningspakket van Jouw Trouwdag, inclusief gastenlijst met RSVP-status, dieetwensen en tafelindeling.